Aquellos que usan Outlook como un medio para comunicarse con los proveedores y clientes de la empresa tienden a responder las mismas preguntas una y otra vez, por lo que se necesitan herramientas para simplificar este proceso.
Con eso en mente , Outlook le brinda al usuario la capacidad de crear, administrar y usar plantillas de respuesta automatizadas que le permiten interactuar con sus direcciones de correo electrónico de manera más eficiente y sencilla.
En los próximos párrafos , aprenderá paso a paso cómo usar esta función, cómo crear plantillas en cada uno de sus dispositivos y otras técnicas útiles para aumentar su productividad mientras usa Outlook .
¿Qué es la plantilla de respuesta automática en Outlook?
La respuesta automática es una opción de cálculo que puede habilitar durante un período de tiempo para responder a los mensajes entrantes que, por ejemplo, llegan fuera del horario laboral o no están disponibles actualmente.
Esta es una función que le permite crear mensajes personalizados que se reenviarán automáticamente a los remitentes de cualquier correo electrónico que llegue a su bandeja de entrada cuando la función esté activa. Esta herramienta no se utiliza a nivel personal ya que no hay ninguna razón. Sin embargo, el lugar de trabajo se utiliza ampliamente para comunicarse con clientes y proveedores e informarles sobre las horas de trabajo.
Aprenda a crear plantillas de respuesta rápida en Outlook
El proceso de habilitar y editar estas configuraciones es muy simple, y puede hacerlo usando cualquiera de sus dispositivos para no tener que preocuparse por interrumpir la comunicación con sus contactos.
Hacer:
Desde el telefono
Este proceso es muy sencillo en la aplicación móvil, ya que es la única función que debe activarse y se debe definir el texto de respuesta.
Para hacer esto, todo lo que necesita hacer es seguir el proceso que se describe a continuación:
- Abra la aplicación desde Outlook.
- Por favor, haga clic en Acerca de su perfil de imagen .
- Seleccione el icono de engranaje en la esquina inferior izquierda.
- Seleccione la cuenta de Outlook. Puede hacer esto desde la lista de cuentas que ve en la parte superior de la pantalla de configuración
- Habilite la opción «Respuestas automáticas».
- Si es necesario, seleccione la casilla nombrar «Responder a la hora» para establecer el período (fecha y hora) donde las respuestas se enviarán automáticamente.
- Escribe tu texto en el que se enviarán las respuestas.
- Haz clic en el botón «Confirmar» que ves en la esquina superior derecha.
La aplicación móvil es otra forma de habilitar esta función, pero una vez que funcione, todos los correos electrónicos recibidos durante la actividad de la función serán respondidos automáticamente.
Desde una computadora
A diferencia de muchas otras aplicaciones complejas que requieren acceso a la configuración de Microsoft, esta herramienta solo requiere un ajuste sencillo desde la configuración de correo de Outlook.
Para habilitar la función de respuesta automática, haga lo siguiente:
- En la bandeja de entrada, seleccione el icono de rueda dentada.
- Haga clic en « Mostrar todas las configuraciones de Outlook «.
- En la sección Correo, seleccione la última opción llamada Respuestas automáticas.
- Habilite la función haciendo clic en el botón etiquetado «Habilitar respuestas automáticas » .
- Especifique la hora en que se utilizan.
- Pon el tuyo para enviar un mensaje de respuesta.
- Seleccione el botón «Aplicar».
Outlook Web App le brinda acceso instantáneo a la configuración de respuesta automática y la mantiene en funcionamiento durante el tiempo que sea necesario, según la configuración utilizada.
Otros pasos para mejorar la productividad de su cuenta de correo electrónico
Como usuario, tiene muchas opciones y herramientas en Outlook que puede usar para mejorar su rendimiento y usar su servicio de correo electrónico de manera más eficiente.
Estas acciones son ajustes y ajustes simples que se pueden aplicar desde diferentes partes de la plataforma y afectan diferentes procesos, haciéndolo más sencillo:
Crea una etiqueta
Las etiquetas de correo, también conocidas como categorías, se utilizan para marcar y separar correos electrónicos de acuerdo con diferentes criterios, cada correo electrónico se puede dividir en varias categorías, por lo que puede funcionar tan bien como crear carpetas de mensajes específicas.
Para crear y usar una etiqueta, todo lo que necesita hacer es seguir los siguientes pasos:
- Inicie sesión con sus datos de usuario de Outlook .
- Seleccione mensajes de cualquier carpeta en su bandeja de entrada.
- Seleccione «Organizar» en la flecha junto a la etiqueta .
- Haga clic en la opción Nueva unidad del menú desplegable.
- Inicie sesión con el nombre de la nueva etiqueta.
- Asignar colores de la lista disponible para y luego se hace clic en «Continuar».
establecer el filtro
El sitio web de Outlook proporciona una barra de búsqueda y acceso a los filtros apropiados con múltiples parámetros para facilitar el acceso al correo electrónico.
Para lograr esta configuración, todo lo que necesita hacer es seguir estos pasos:
- Inicie sesión en su cuenta de Outlook.
- haga clic en la barra de búsqueda.
- La selección del cursor aparece en el lado derecho para abrir los parámetros del filtro.
- Complete todos los campos obligatorios con los datos que desea encontrar en la bandeja de entrada. Puede ser el remitente, el tema, la fecha de entrega y las palabras clave.
- haga clic en «Buscar».
Cuando se activa el filtro, aparecerá un mensaje en la bandeja de entrada con las fechas especificadas en él, facilitando así el acceso del usuario.
Crea reglas especiales
E- electrónico gobierna Ellos funcionan como filtros permanentes que cambian el comportamiento de los mensajes de correo electrónico entrantes. Es una de las mejores características de Outlook cuando se trata de control de correo electrónico.
Básicamente, tiene la opción de definir los criterios que se utilizan para seleccionar los correos electrónicos entrantes como objeto de una acción en particular, que es seleccionada por el usuario mediante el siguiente procedimiento:
- En tu bandeja de entrada, haz clic en el ícono de ajustes en la barra superior.
- Seleccione «Todas las configuraciones de Outlook Show «.
- En la sección «Cartas» debe hacer clic en la sección «Reglas» .
- Seleccione el botón «+ Agregar nueva regla».
- Especifique el nombre del código.
- Seleccione el modo en el que se utilizará este filtro.
- En el siguiente paso, abra el menú desplegable en «Agregar acción».
- Especifique qué hacer con el correo electrónico cuando se encuentre con la situación.
- Seleccione el botón «Aplicar».
Sincronizar con el calendario
Outlook Calendar es una eficaz herramienta de gestión del tiempo que nos permite coordinar cualquier tarea que necesitemos hacer más adelante. Para ello, envía notificaciones de los recordatorios que establezca.
Desde el sitio web de Outlook, el acceso al calendario se muestra en la barra lateral izquierda y tiene la opción de crear eventos mediante el siguiente procedimiento:
- Haga clic en el icono de calendario.
- Cuando aparezca el calendario lunar, seleccione el día en el que desea coordinar el evento.
- Ingrese la configuración del evento, como B. Título, hora, lugar y hora.
- Haga clic en «Conservar».
Puede usar el calendario desde la aplicación web y estos eventos se sincronizarán automáticamente con el calendario en la aplicación móvil de Outlook y enviarán un recordatorio del evento dondequiera que se encuentre.
Correos electrónicos de computadora automáticamente
Mantener su bandeja de entrada limpia es una de las cosas más importantes que debe hacer para que su bandeja de entrada funcione correctamente. La aplicación web de Outlook le ofrece una variedad de criterios para organizar su bandeja de entrada.
El orden de la caja de recepción se realiza de la siguiente manera:
- Inicie sesión en su cuenta web de Outlook.
- Haga clic en «Filtro» en su bandeja de entrada .
- Seleccione la opción «Limpio» en el menú desplegable .
- Seleccione el pedido que le gustaría enviar a los correos electrónicos entrantes.
Cuando se selecciona el comando, la bandeja de entrada se actualiza y ordena automáticamente para que el mensaje coincida con los parámetros seleccionados.
